5 conseils pour optimiser le télétravail de ses équipes
Votre équipe bénéficie de journées de télétravail ? Voici 5 bonnes pratiques pour travailler efficacement depuis chez soi.
Désormais, le télétravail fait partie du quotidien de nombreux salariés. Pratique et considéré comme un avantage pour beaucoup, le travail à distance demande toutefois une organisation rigoureuse et des outils adaptés. Découvrez 5 bonnes pratiques pour faciliter le télétravail de vos collaborateurs.
1. Proposer un environnement de travail adapté
La première règle pour un télétravail efficace est d’offrir aux salariés des conditions de travail idéales. Ainsi, vous devez vous assurer que chaque membre de votre équipe dispose du matériel adéquat, selon leurs besoins : PC, écran d’ordinateur, clavier, souris, casque audio, chaise de bureau ergonomique, repose-pied… Bien sûr, il sera également important de mettre en place un réseau social d’entreprise (Jamespot, Workplace, Yammer…) pour faciliter les échanges et la communication interne, ainsi qu’une plateforme de messagerie instantanée (Slack, Microsoft Teams, Discord…).
Autre aspect important du télétravail : la possibilité d’accéder au service informatique de l’entreprise en cas de problème (souci de connexion, document introuvable, VPN qui ne fonctionne pas…). Lorsque l’on est seul chez soi, il peut être difficile de régler ces petits tracas quotidiens soi-même. Une bonne alternative est de miser sur une solution de bureau à distance. Ces outils permettent notamment aux services IT de prendre la main sur un ordinateur à distance, afin d’analyser le problème rencontré et de dépanner le collaborateur.
Les meilleurs outils de bureau à distance
2. Garder une cohésion et un esprit d’équipe
Lorsque les collaborateurs sont à distance, ils peuvent parfois avoir l’impression de perdre l’esprit d’équipe, avec pour conséquences une perte de motivation et une productivité en baisse. Pour renforcer la cohésion d’équipe, n’hésitez pas à demander à chaque salarié de communiquer davantage sur les actions en cours et prévues, afin que tout le monde ait une vue d’ensemble sur les projets en cours. Il peut également être intéressant de mettre en place des temps d’échanges collectifs, pour que chacun puisse prendre la parole. Il existe d’ailleurs des outils de réunion tels que Klaxoon, Beenote ou Beekast, qui permettent d’animer vos rencontres.
Aussi, certaines entreprises font le choix de mettre en place des visioconférences quotidiennes, pour reproduire l’ambiance de bureau que l’on peut retrouver en présentiel (café virtuel, team building, etc.).
Finalement, en tant que dirigeant ou manager, l’essentiel est de vous montrer à l’écoute de vos collaborateurs, et de leur accorder votre confiance !
3. Mettre en place des outils de gestion de projet
Pour améliorer la collaboration et la productivité, il est important de mettre en place une solution de gestion de projet. Ces outils permettent notamment de suivre les projets et tâches de chaque collaborateur, et de planifier les futures actions à réaliser. Souvent, ils offrent aussi la possibilité de partager des documents (images, vidéos, fichiers PDF…) facilement.
Il existe différentes solutions selon vos besoins. Si vous souhaitez bénéficier d’un outil de gestion de projet complet, vous pouvez vous appuyer sur monday projects, Bubble Plan ou Beesbusy. Il existe également des outils pour mettre en place un projet agile tels que Jira, Trello ou Pivotal Tracker. Certains logiciels sont également disponibles en open source : Redmine, ProjeQtOr, GanttProject…
4. Respecter le droit à la déconnexion
Avec la démocratisation du télétravail, la notion du droit à la déconnexion est d’autant plus importante. En effet, les salariés doivent pouvoir bénéficier d’un équilibre entre la vie professionnelle et la vie personnelle. Cela signifie notamment que les collaborateurs n’ont pas à être disponibles pour répondre à un mail ou gérer des tâches en dehors de leurs horaires de travail.
Mais cette notion peut être plus complexe en télétravail, où les salariés ont tendance à travailler davantage, et à faire moins de pauses qu’en présentiel. Il faut donc veiller à ce que chacun respecte les règles (plages horaires où les salariés doivent être joignables, ne pas envoyer de mails en dehors des heures de travail, etc.) et proposer un cadre de travail qui répond à ce droit à la déconnexion.
5. Gérer son temps efficacement
En lien avec le droit à la déconnexion, la gestion du temps est un facteur d’autant plus important lorsque l’on est en télétravail, et nécessite de la part des collaborateurs une certaine discipline. Pour éviter la procrastination ou, au contraire, de dépasser le temps de travail, il peut être intéressant de présenter aux salariés différentes méthodes à appliquer selon les préférences : to-do list hebdomadaire, méthode Pomodoro, etc. Il est également possible de mettre en place un outil de suivi du temps, qui permet de visualiser concrètement le temps passé sur une sous-tâche, une tâche, ou un projet global.
Bonus : passer au flex office
Pour aller plus loin dans l’organisation du télétravail, il est possible d’adopter un mode de travail hybride en misant sur le flex office. Concrètement, cette approche permet d’adopter une nouvelle organisation, où l’espace de travail et les différents postes ne sont pas attribués à des collaborateurs spécifiques, mais sont flexibles. Chaque salarié peut ainsi choisir et réserver un bureau, ou un équipement (ordinateur, vidéoprojecteur, place de parking…) selon ses besoins, et ses jours de présence. Une bonne manière d’améliorer l’équilibre vie professionnelle/vie privée.
Pour vous aider à mettre en place le flex office, vous pouvez vous appuyer sur des outils dédiés qui englobent la gestion des espaces, l’accès au calendrier des collaborateurs ou encore la possibilité de réserver un espace ou du matériel, directement depuis la plateforme.
Les meilleurs logiciels pour passer au flex office
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