Micro-entreprise : les règles à respecter et conseils pour la facturation

La facturation est un sujet central et parfois délicat pour les professionnels avec un statut de micro-entreprise (ou auto-entrepreneurs). Difficile en effet de concilier son activité, et la gestion administrative, qui n’est pas toujours une discipline appréciée ! Il existe néanmoins un certain nombre de règles à suivre afin de respecter le cadre légal. Nous avons interrogé Benjamin Gardien, co-fondateur et COO de Abby, une solution dédiée à la gestion des micro-entreprises. Il revient en détail sur les obligations des auto-entrepreneurs et nous dévoile ses conseils pour une facturation efficace.

Quelles sont les règles à respecter et éléments indispensables pour émettre une facture en tant que micro-entreprise ? Quelles sont notamment les mentions légales obligatoires ?

Il existe des éléments indispensables pour émettre une facture en tant que micro-entrepreneur :

• Le numéro de facture,
• La date d’émission,
• Les coordonnées complètes de l’émetteur (raison sociale, adresse, etc.) et du destinataire,
• Le numéro de TVA intracommunautaire de l’émetteur et du destinataire,
• La désignation précise des biens ou services vendus,
• La quantité et le prix unitaire hors taxes de ces biens ou services,
• Le taux et le montant de la TVA (ou la mention d’exonération de TVA si la personne ne facture pas la TVA),
• Le montant HT et TTC (si TVA),
• La date de règlement exigée,
• Le mode de règlement exigé.

Même si la comptabilité est allégée pour les micro-entreprises, il faut néanmoins respecter toutes ces règles, afin de ne pas s’exposer à de possibles sanctions administratives ou fiscales.

En cas d’erreur, est-ce possible de modifier une facture ?

La loi interdit de modifier une facture ou même de la supprimer. Vous devez garder une numérotation cohérente et vous ne devez pas avoir de trou dans celle-ci. La procédure légale et comptable consiste à créer une nouvelle facture reprenant les éléments originaux modifiés pour corriger l’erreur, de créer un avoir correspondant à la facture originale pour l’annuler et d’envoyer la nouvelle facture à votre client.

À quel moment envoyer la facture au client, et sous quelle forme ?

Une facture doit être délivrée dès la réalisation de la vente (c’est-à-dire, en principe, au plus tard à la livraison de la marchandise) ou dès la prestation du service.

Un différé de 15 jours de la facturation est possible pour les nécessités de la gestion administrative des entreprises. Vous pouvez la transmettre en PDF par e-mail à votre client.

En cas de non-respect des règles, que risque un auto-entrepreneur ?

Si vous ne respectez pas les règles de facturation, il peut y avoir une amende de 15 € par mention manquante ou inexacte. Ce montant est plafonné à 1/4 du montant facturé. Si en revanche, il s’agit d’un défaut de facture, l’amende peut être de 50 % des sommes qui n’ont pas été facturées.

Les micro-entreprises vont devoir passer à la facturation électronique. Pouvez-vous en dire plus sur les obligations ?

La facturation électronique commencera à devenir obligatoire à partir de 2024 pour les très grandes entreprises. L’émission de facture électronique sera obligatoire pour les micro-entrepreneurs à partir de 2026. L’intérêt de cette facturation est de simplifier pour l’État la collecte et la vérification des déclarations de TVA.

Quelles seront les difficultés de mises en application ? Et quels avantages pour les micro-entreprises ?

Pour les entreprises de facturation, cela représente un gros chantier. Nous devenons partenaires de l’État en quelque sorte, il faut être très rigoureux sur l’implémentation de cette facturation électronique !

L’avantage pour les entrepreneurs, c’est que les flux de transmission des factures seront automatisés, et nous pourrons pousser le niveau d’automatisation autour de ces factures bien plus loin. L’idéal est d’adopter un logiciel de facturation en ligne dès maintenant pour se familiariser avec ces enjeux.

Pourquoi est-il important de passer par une solution dédiée plutôt que des tableaux Excel ?

Pour ceux qui facturent la TVA, vous devez utiliser une solution qui est inaltérable. C’est-à-dire qu’une fois l’opération / la facture finalisée, il n’est pas possible de la modifier. Sur Excel, ce n’est pas possible de garantir cela.

Un logiciel adapté peut également vous faire gagner énormément de temps !

Abby est un spécialiste de la gestion de micro-entreprise. Quels sont vos conseils pour une facturation efficace et perdre le moins de temps possible ?

Pour perdre le moins de temps possible, je vous conseille notamment de :

• Créer une base d’articles si vous facturez souvent la même chose.
• Créer également une base client pour éviter de saisir les coordonnés de vos clients pour chaque facture.
• Mettre en place une routine de facturation. Il est parfois plus simple d’émettre toutes ses factures / devis d’un seul coup plutôt que d’en faire une de temps en temps (attention au délai de paiement et à votre trésorerie).
• Utiliser un logiciel de facturation comme Abby ! Votre livre des recettes sera généré automatiquement pour chaque facture payée. Une automatisation qui fait gagner pas mal de temps et de sérénité.

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