5 outils pour réduire sa consommation de papier en entreprise
Découvrez les meilleurs outils pour passer à la dématérialisation totale de vos documents d’entreprise.
1. Les outils GED (Gestion Électronique des Documents) pour centraliser et indexer tous vos documents essentiels
La manipulation et le stockage de documents administratifs au format papier peut entraîner des aléas tels que la perte d’informations importantes ou encore un manque de traçabilité. C’est là que les logiciels de GED interviennent. Ceux-ci permettent notamment d’accompagner les entreprises de toutes tailles (PME, ETI, grands groupes) dans leur transformation digitale. Ils assurent ainsi la dématérialisation et l’archivage numérique des documents essentiels (factures, bons de commandes, contrats, etc.) d’une organisation. Ainsi, les documents sont stockés, il est possible de les classer, de les modifier et de les gérer de manière fluide depuis l’interface de l’outil.
Parmi les atouts phares des outils de Gestion Électronique des Documents :
- la gestion collaborative des documents,
- l’automatisation de tâches manuelles et organisationnelles récurrentes (telles que le traitement de facture ou d’approbations nécessaires),
- l’accès à un historique pour chaque document,
- la recherche avancée pour retrouver un fichier en particulier,
- la sécurisation des documents grâce au chiffrement des données.
Les meilleurs outils de GED
2. Les outils pour faciliter la prise de notes
Il existe des solutions pratiques et faciles à prendre en main pour effectuer des prises de notes. Ces outils permettent de prendre de notes depuis n’importe quel support : ordinateur, smartphone ou tablette. Vous avez la possibilité d’ajouter du texte, mais également des images, de l’audio, effectuer un dessin ou encore une liste avec des cases à cocher. De plus, certains de ces outils proposent différents templates afin de s’adapter au mieux à l’objet de la prise de notes.
L’avantage majeur des outils de prise de notes : la synchronisation de vos notes sur tous vos appareils vous permettant d’y accéder où que vous soyez, afin de gagner en efficacité et en productivité.
Les meilleures solutions de prise de notes
3. Les agendas pour planifier vos tâches, rendez-vous, événements
Rien de mieux que le recours à un agenda électronique pour consulter facilement son emploi du temps. Vous avez ainsi la possibilité de planifier instantanément des rendez-vous ou noter des tâches à réaliser. En plus de cette fonction, ce type d’outil permet de partager facilement des événements, des réunions et même d’autres agendas. Non seulement vous avez une vue d’ensemble de votre emploi du temps, mais vous avez également la possibilité d’ajouter des couleurs pour personnaliser et distinguer différentes tâches ou événements. Les solutions d’agendas les plus connues sont celles liées à un système d’exploitation ou une boîte mail comme c’est le cas pour Google Agenda, Apple Calendrier ou le Calendrier d’Outlook, mais des applications indépendantes sont également disponibles.
Les agendas électroniques possèdent de nombreux avantages : la possibilité de consulter les disponibilités d’autres utilisateurs et collaborateurs, de configurer des alertes sous forme de notifications pour vos événements, d’ajouter des réunions récurrentes (quotidiennes, hebdomadaires…).
Les meilleurs agendas électroniques
4. Les outils pour gérer des signatures de documents numériques
De nombreux outils en ligne permettant de signer électroniquement et de faciliter la collaboration existent. Pour assurer l’authenticité des signatures électroniques, des certificats numériques sont disponibles et les entreprises utilisent l’horodatage. Il est ainsi possible d’envoyer des documents tels que des contrats, des factures ou des bons de commande pour signature par le biais d’un email.
Les principaux atouts de ces plateformes concernent la création d’une signature personnalisée, l’archivage et la centralisation de tous vos documents signés ou à faire signer, le suivi en temps réel du processus de signature et l’envoi sécurisé de documents importants.
Les meilleures solutions de signature électronique
5. Les outils pour distribuer et sécuriser des documents dématérialisés
Les outils de coffre-fort numérique représentent un espace en ligne pour stocker durablement vos documents dématérialisés et de manière sécurisée. Ces plateformes sont très utiles pour les entreprises car elles garantissent l’envoi des documents administratifs (tels que les bulletins de paie, par exemple) à des collaborateurs et permet également de les archiver.
Les coffres-forts numériques visent à optimiser la gestion des documents et actions des Ressources Humaines d’une entreprise. Ainsi, ces outils prennent en charge la dématérialisation des documents, la distribution automatisée de certains documents RH, et permettent une gestion administrative simplifiée et résolument sécurisée.
Les meilleurs outils de coffre-fort numérique
Les meilleurs outils productivité
Oneflow
Brevo (Sendinblue)
