Comment gérer vos e-mails pour gagner en productivité ?

04/10/2018 à 15:54

Vous avez définitivement abandonné l’idée de classer vos e-mails et vous croulez sous un monticule de spams ? Vous êtes nombreux dans ce cas, mais sachez que la situation n’est pas désespérée. Voici nos conseils pour mieux gérer vos e-mails au quotidien pour sortir la tête de l’eau… Et gagner en productivité.

Gestion de vos e-mails

Nous avions déjà abordé le sujet de la prospection par e-mail (avec des exemples à l’appui). Mais après avoir posé la question à notre entourage, nous nous sommes rendu compte que pour de nombreux freelances et entrepreneurs, la gestion des e-mails est une problématique en soi.

Classez vos e-mails, mais de façon automatisée !

Soyons honnêtes : nous avons tous une fâcheuse tendance à laisser s’empiler les messages dans nos boites de réception. Pour certains d’entre nous, la seule action que nous daignons réaliser est souvent leur suppression (par un glissement vers la gauche, tout aussi satisfaisant que de recaler un profil sur Tinder…). Pour d’autres, l’inaction est de rigueur jusqu’à épuisement de l’espace de stockage alloué par notre fournisseur (ce qui arrive - avouons-le - de moins en moins souvent).

Pourtant, les avantages à être rigoureux dans la gestion de ses messages sont nombreux :

  • Pour éviter d’oublier de répondre à un e-mail important (si si... Celui que vous avez marqué d’un drapeau il y a deux semaines mais qui se retrouve englouti sous un tas de newsletters).
  • Pour optimiser le suivi de vos dossiers clients. Une facture impayée ? Un client qui ne répond pas ? Si vous passez 10 minutes pour retrouver vos derniers échanges… La perte de temps n’est pas négligeable.
  • Pour avoir une gestion plus sereine de votre activité. Une messagerie désordonnée est souvent le reflet d’une gestion plutôt chaotique de votre relation client, une situation dans laquelle vous subissez plus que vous n’anticipez.

Pour toutes ces raisons, nous vous conseillons de reprendre le dessus sur votre gestion des e-mails, en suivant deux logiques complémentaires : un traitement manuel par projet, complété par un classement automatisé.

Notre premier conseil : classez vos messages par projet. En miroir du dossier que vous créez sur votre ordinateur pour classer les fichiers de vos clients (ou dans votre outil de facturation), créez un dossier d’e-mails pour chaque client (et éventuellement des sous-dossiers qui correspondent à chaque projet). A vous d’adopter la bonne convention de nommage pour vous y retrouver… et de vous y tenir ! Après une période à définir (par exemple un an), vous pourrez ainsi facilement archiver ces messages.

Classer ses e-mail ne signifie pas forcément les traiter manuellement les uns après les autres… S’aventurer dans cette voie peut vite devenir désastreux tant la tâche est chronophage ! Heureusement, la plupart des clients mail proposent la mise en œuvre de « règles » permettant de classer automatiquement ses messages en fonction de plusieurs critères que vous aurez  préalablement définis : adresse de l’expéditeur, mot-clé contenu dans l’e-mail, etc.

Séparez le pro du perso pour ne pas vous laisser envahir

Au quotidien, les sollicitations par e-mail sont nombreuses. Elle peuvent devenir dangereuses pour votre activité si vous vous laissez distraire : promotions, incitations à l’achat, notifications des réseaux sociaux, etc. Si vos e-mails importants sont noyés parmi les newsletters qui sollicitent votre attention et vous interrompent trop souvent dans votre travail, votre concentration est mise à rude épreuve.

Pour toutes ces raisons, vous avez plutôt intérêt à cloisonner vos différentes boîtes mail en distinguant clairement ce qui relève de votre profil professionnel et le reste. Quitte à « débrancher » votre boîte perso quand vous avez vraiment besoin de vous concentrer. Une bonne pratique consiste ainsi à créer deux adresses de messagerie, une pour chaque profil. Notez cependant qu’une alternative est disponible, notamment chez Gmail, où il est possible de créer autant d'alias que vous le souhaitez, sur une seule adresse, en ajoutant un + suivi de votre libellé personnalisé.

Par exemple, les e-mails adressés à jeannedupont+perso@gmail.com ou à jeannedupont+pro@gmail.com atterriront sur la même adresse : jeannedupont@gmail.com. Pratique, car cela vous permet de créer des filtres afin de classer automatiquement les messages selon l’adresse que vous avez transmise à vos destinataires, tout en restant dans l’interface de Gmail.

Si vous avez un site web avec votre propre nom de domaine, nous vous conseillons fortement d’opter pour une adresse professionnelle associée à votre identité en ligne. Vous aurez ainsi une adresse e-mail personnalisée… Qui ne manquera pas de susciter la curiosité de vos interlocuteurs et donc de générer du trafic sur votre site, tout en crédibilisant vos messages.

Débarrassez-vous des spams qui polluent votre quotidien

Selon les études, les chiffres diffèrent. Le spam représenterait entre 55 et 95 % du trafic total de l’e-mail à travers le monde. Mais la perception des internautes en est diminuée par l’action des filtres anti-spam (qui interviennent avant que le message soit redirigé dans votre dossier de courriers indésirables). Réduire le « bruit » généré par ces messages non sollicités est devenu un enjeu de taille, pour les indépendants mais aussi pour les sociétés qui souhaitent évidement assurer la sécurité de leur système d’information et protéger les boites mail de leurs salariés.

En dehors du phénomène de pollution qui vous fait perdre du temps, le spam est aussi synonyme de risque pour votre sécurité informatique : tentatives de phishing, e-mails d’arnaques, usurpation d’identité, transmission de virus, etc. De quoi réfléchir à deux fois avant de considérer un message comme définitivement fiable.

Pour vous protéger de l’invasion des spammeurs, vous pouvez bien sûr vous contenter de l’anti-spam intégré par défaut dans votre fournisseur de messagerie, mais bien souvent (et surtout si votre boîte e-mail est gérée par un hébergeur comme OVH ou Gandi), la détection des e-mails frauduleux n’est pas assez efficace.

C’est la raison pour laquelle nous vous conseillons d’essayer une solution logicielle de protection dédiée. La solution antispam et sécurité des emails Altospam est « made in France » et sort clairement du lot. Concrètement, Altospam vient se positionner avant les serveurs de réception de votre messagerie, afin de faire le ménage. Et le résultat est pour le moins efficace : la plupart des e-mails non sollicités sont ainsi écartés avant d’atterrir dans votre boîte, avec un taux de faux-positif très très faible (moins de 0,01 %).

Altospam permet un paramétrage avancé des filtres anti-spam, en vous proposant par exemple d’établir une liste blanche d’adresses sûres et en parallèle, une liste d'adresses à blacklister, pour ne plus jamais en entendre parler. Si vous avez un doute sur ce qui est filtré, pas de panique. L’interface - particulièrement agréable - vous permet de visualiser les e-mails rejetés et d’affiner vos préférences.

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